Секретарь руководителя

Обязанности:

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации.

3.1. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

3.1.1. Документальное оформление решений руководителя;

3.1.2. Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя;

3.1.3. Координация деятельности по исполнению решений руководителя;

3.1.4. Ведение срокового текущего и предупредительного контроля;

3.1.5. Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок;

3.1.6. Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;

3.1.7. Фиксация исполнения поручений;

3.1.8. Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя.

Необходимые умения:

-Вести сроковую картотеку;

-Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя;

-Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов;

-Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя;

-Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;

-Применять информационно-коммуникационные технологии;

-Оценивать результаты в рамках поставленных задач;

-Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.

3.2. Составление и оформление управленческой документации:

3.2.1. Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);

3.2.2. Печать служебных документов и материалов;

3.2.3. Размножение служебных документов;

3.2.4. Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).

Необходимые умения:

-Редактировать тексты служебных документов;

-Пользоваться унифицированными формами документов;

-Печатать служебные документы;

-Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;

-Работать с компьютером, сканером;

-Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы);

-Пользоваться электронной почтой;

-Пользоваться системами электронного документооборота;

-Обеспечивать безопасность деятельности организации.

3.3. Организация работы с документами в приемной руководителя:

3.3.1. Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов;

3.3.2. Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов;

3.3.3. Подготовка документов для рассмотрения руководителем;

3.3.4. Учет документов, поступающих на имя руководителя;

3.3.5. Организация доставки документов исполнителям;

3.3.6. Создание и ведение базы данных документов руководителя;

3.3.7. Ведение информационно-справочной работы.

Необходимые умения:

-Работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;

-Пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами;

-Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами;

-Применять правила русского языка;

-Применять навыки скоростного письма;

-Составлять и оформлять локальные нормативные акты.

3.4. Организация хранения документов в приемной руководителя:

3.4.1. Разработка разделов номенклатуры дел организации;

3.4.2. Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения;

3.4.3. Подготовка и передача дел в архив организации.

Необходимые умения:

-Разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом нормативно-методических документов;

-Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;

-Формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;

-Обеспечивать сохранность документов организации;

-Производить подготовку дел для передачи в архив;

-Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами.

3.5. Обеспечение руководителя информацией:

3.5.1. Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;

3.5.2. Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;

3.5.3. Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате;

3.5.4. Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных;

3.5.5. Формирование и использование баз данных в организации.

Необходимые умения:

-Осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации;

-Осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме;

-Составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;

-Осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы;

-Вводить новые данные в справочно-информационные системы;

-Вводить в память компьютера электронные образы документов;

-Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;

-Применять информационно-коммуникационные технологии.

3.6. Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:

3.6.1. Информирование работников организации о решениях руководителя;

3.6.2. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;

3.6.3. Оповещение работников о предстоящих мероприятиях;

3.6.4. Организация встреч трудового коллектива с руководством;

3.6.5. Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

Необходимые умения:

-Использовать современные технологии сбора и передачи информации;

-Осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя;

-Осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;

-Осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;

-Представлять данные в едином и удобном для восприятия формате;

-Многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные;

-Обеспечивать оперативность информационных потоков;

-Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы).